I singoli elementi sono normalmente trascritti come si presentano nella pubblicazione. In particolare sono conservati come si trovano i segni matematici e gli altri simboli non alfabetici (il titolo con i segni sviluppati, Natura D, è collegato con codice 8 al titolo dell'edizione), i simboli e le formule chimiche, i segni che sostituiscono le parole (trattini, puntini di sospensione ecc.), le iniziali puntate (se le iniziali sono all'inizio del titolo, dalla forma con le iniziali sciolte, Natura D, sarà effettuato un legame di codice 8 con il titolo dell'edizione), le abbreviazioni. Se non è possibile riportare segni e simboli così come si trovano, se ne riporta l'equivalente verbale racchiuso in parentesi quadre e si dà una breve spiegazione in nota.
Si seguono le tabelle delle norme RICA (v. appendice), con queste differenze: cm (senza puntino, se non è chiusura di area), [et al.], [i.e.], [S.l.], [s.n.].Sono date in lingua italiana nelle aree della descrizione fisica e delle note. Nelle altre aree sono date nella lingua del titolo se ricavate dalla pubblicazione, altrimenti in italiano. E v. avanti alla voce Parentesi quadre
L'iniziale della prima parola di ogni area. L'iniziale della prima parola di un ente. Altri casi previsti dalle regole delle singole lingue (es. in tedesco, le iniziali dei sostantivi; in inglese i nomi dei giorni e dei mesi; in inglese e in latino gli aggettivi derivati da nomi propri).
Si impiegano di norma numeri arabi al posto di quelli romani, tranne nell'area della descrizione fisica quando le pagine sono espresse in numeri romani. I numeri ordinali resi in cifre arabe sono seguiti da un punto, salvo nelle indicazioni di sezione dove le cifre arabe non sono seguite dal punto. Se necessario, nei titoli con numeri si crea un legame di codice 8 fra il titolo dell'edizione e quello con il numero svato (nella lingua del frontespizio) (Natura D). I numerali espressi in parola non si trasformano in numeri puntati (es. secondo, fourth, ma 4th = 4.).
Omissioni con o senza puntini fra spazi
Elementi eccessivamente lunghi possono essere abbreviati, sostituendo le parole omesse con tre puntini fra spazi. Non possono essere abbreviate le prime quattro parole del titolo (più l'eventuale articolo iniziale) utilizzate per la chiave titolo. E' opportuno, se possibile, non abbreviare neanche i primi 50 caratteri necessari per l'ordinamento perché l'Indice basa le sue ricerche su questa chiave. Si omettono senza puntini motti, dediche, titoli di cortesia o accademici.
La parentesi quadra aperta è preceduta da spazio, quella chiusa è seguita da spazio. Le parentesi quadre si aprono e si chiudono all'interno di ciascuna area, ma nell'ambito di un'area possono comprendere più elementi. Le parentesi quadre sono usate per indicare interpolazioni nella descrizione. In particolare per includere elementi tratti da fonti secondarie, per includere integrazioni, es. [a cura di], per includere un punto esclamativo in caso di errore, es. The world in anger [!] (fra il titolo dell'edizione e la forma corretta del titolo, The world in danger, Natura D, sarà effettuato un legame di codice 8), ma forme ortografiche disusate, arcaiche o dialettali, si trascrivono senza aggiunte. Inoltre nell'area della pubblicazione per correzioni di luoghi e date, es. Trevigi [i.e. Venezia], Firenze [falso], o per date incerte; nell'area della descrizione fisica per pagine non numerate o correzioni di pagine; ecc.
Parentesi tonde nel testo: si mantengono.
Punteggiatura dell'edizione: può essere modificata, omessa o integrata, quando è necessario per la comprensione del testo.
Le sigle si scrivono senza interspazi ma con i punti nelle posizioni nelle quali si trovano sui documenti. Normalmente nei titoli la forma in sigla è usata come complemento del titolo in forma estesa, eventualmente preceduta da asterisco per creare un accesso. Ma per la casistica v. par. 08.2.02.: sigle e acronimi., e se la sigla si aggiunge in un secondo tempo v. par. 08.2.09.1.: Titolo che varia negli anni.
Trattino di unione nella descrizione
Il trattino viene omesso tra una parola e il suo prefisso nel titolo e nel complemento del titolo ritenuto significativo. La parola è trascritta come una sola, es. The *antiStalin campaign (non: anti-Stalin, perché ai fini dell'ordinamento il trattino equivale a spazio mentre dal punto di vista logico lo spazio non ci deve essere). Si mantiene fra due date (ma si omette in sede di chiave di raffinamento di ricerca). Si mantiene anche fra due parole considerate separate, ad es. Almanacco-guida.